Czy nadszedł czas, aby zweryfikować dostawcę „materiałów biurowych”? 10 rzeczy, które pomogą Ci zaoszczędzić na kosztach bieżących biura

Bartek

Pracodawcy stale poszukują sposobów na bardziej efektywne prowadzenie działalności oraz minimalizację kosztów ogólnych i kosztów eksploatacji - więc czy ostatnio przyjrzeli się Państwo budżetowi na materiały biurowe? Niezawodni dostawcy materiałów biurowych powinni pomagać w oszczędzaniu pieniędzy i znajdowaniu rozwiązań dostosowanych do Twoich potrzeb. Dzisiaj wyjaśnimy kilka drobnych zmian, które mogą potencjalnie przynieść znaczne oszczędności.

10 rzeczy do rozważenia, aby zaoszczędzić pieniądze i dokonać przeglądu dostawców materiałów biurowych ... 

1. Konsolidacja produktów zamówionych przez firmę. Po pierwsze: czy Państwa dostawca materiałów biurowych oferuje Państwu możliwość konsolidacji wszystkich zamówień? Czy też płacą Państwo za dostawę dziesięciu różnych produktów od dziesięciu różnych dostawców? Jeśli jest to ten drugi, to możesz chcieć zmiany. Nie tylko jest to nieefektywne z punktu widzenia emisji dwutlenku węgla w Twojej firmie, ale koszt wszystkich tych dostaw może się szybko sumować. (Plus czas, który Twoi pracownicy poświęcą na rozpakowywanie i odkładanie produktów). Dostawca materiałów biurowych powinien zaproponować tygodniowe lub miesięczne zamówienia. Co więcej, można również skonsolidować zamówienia, aby otrzymać je razem w jednej dostawie. 

2. Fakturowanie. Choć dla wielu firm nie jest to coś, co od razu przychodzi na myśl, to jednak Twoje faktury mogą kosztować więcej niż myślisz. Samo wdrożenie miesięcznego fakturowania zaoszczędzi Twój czas i pieniądze. Oszczędności te znane są jako "miękkie koszty". Korzystanie z usług dostawcy biurowego, który będzie konsolidował Twoje zakupy i wystawiał faktury tak rzadko, jak to możliwe, może zaoszczędzić Twojej firmie pieniędzy. 

3. Własna marka lub markowe materiały eksploatacyjne. Chociaż posiadanie markowych materiałów biurowych może czasami wydawać się koniecznością, czy tak jest naprawdę zawsze? Produkty niemarkowe wykonują tę pracę za ułamek kosztów. Twoje biuro może potencjalnie wydawać dużo dodatkowych pieniędzy na materiały biurowe tylko dlatego, że mają one markę. 

4. Markowe produkty promocyjne. Dodawanie logo firmy do upominków promocyjnych, takich jak długopisy, USB, parasolki czy butelki po napojach, to świetny sposób na zaprezentowanie marki firmy. Ale czy płacisz po kursie z dostawcą, z którym nie masz żadnych relacji? Niektórzy dostawcy mogą nie poprowadzić Cię przez ten proces - pozostawiając Cię otwartym na ewentualne pułapki. 

5. Spraw, aby Twój system zamówień online działał dla Ciebie. W dobie technologii, większość zakupów odbywa się online - ale czy w pełni wykorzystujesz swój system zamówień online? Podczas gdy ten post nie może powiedzieć, jakie korzyści ma Twój system zamówień online, warto skontaktować się z dostawcą materiałów biurowych i zapytać o sposoby, w jaki jego system może przynieść Ci korzyści. Zamówienia mogą być podnoszone w odniesieniu do poszczególnych centrów kosztów; pozwala to na śledzenie, ile każdy oddział/dział wydaje i na co. W przypadku prowadzenia biura z wieloma oddziałami, możliwość śledzenia wydatków każdego z nich jest niezwykle przydatna do identyfikacji potencjalnych problemów i miejsc, w których budżetowanie musi być bardziej rygorystycznie stosowane. Można przedstawić szczegółowy miesięczny raport zarządczy, w którym podkreślone zostanie, ile każda lokalizacja i każde centrum kosztów wydało w danym miesiącu i z roku na rok. Niweluje to potrzebę obliczania i ponownego obciążania kosztami działu księgowości zarządczej, co pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze. 

6. Druk. Drukowanie jest powszechnym kosztem biurowym. Większość firm będzie wymagała jakiejś formy druku, czy będą to raporty, broszury, wizytówki czy ulotki promocyjne. Dlatego ważne jest, aby upewnić się, że prawidłowo zarządzasz swoimi kosztami druku. To często zaskakujące, aby dowiedzieć się, ile pieniędzy firma może zaoszczędzić na druku; często nie jest to coś, co firmy mogą dokładnie rozwiązać w domu.

7. Usługi Managed Print Services (MPS) Podczas gdy wiele biur przenosi się do środowiska bardziej pozbawionego papieru, typowe miejsce pracy nadal korzysta z druku. Usługi zarządzania drukowaniem (MPS) mają możliwość znacznego obniżenia kosztów eksploatacji biura poprzez optymalizację wykorzystania systemów druku. Systemy zarządzania drukiem oferują takie funkcje, jak: Wymuszanie drukowania dwustronnego (dwustronnego) w celu ograniczenia marnotrawstwa papieru, a tym samym kosztów papieru Ograniczenie stosowania druku kolorowego; firmy mają możliwość ograniczenia drukowania kolorowego z określonych typów dokumentów, takich jak wiadomości e-mail i księgowość. Rozwiązania w zakresie drukowania typu Follow me, które zwiększają wydajność, promują bezpieczeństwo i ograniczają ilość odpadów. Należy dodać numer pinu, aby pobrać zadanie drukowania z najbliższych drukarek, a zadanie zostanie pobrane i wydrukowane, gdy będziesz gotowy Śledzenie i raportowanie pozwala monitorować nawyki firmy w zakresie drukowania i identyfikować wszelkie niezbędne zmiany. Do monitorowania poziomu atramentu można zainstalować darmowe oprogramowanie. Na określonym poziomie zostanie wysłana wiadomość e-mail z powiadomieniem do dostawcy materiałów piśmiennych, aby potwierdzić, że toner / kaseta z atramentem jest na wyczerpaniu i wymaga zamówienia. Oznacza to również, że nie ma potrzeby przechowywania wielu tonerów, ponieważ Twój system powiadomi Cię, kiedy nadejdzie czas na złożenie zamówienia. 

8. Czy Twój dostawca biurowy może przechowywać większe przedmioty w Twoim imieniu? Powierzchnia biurowa jest dostępna za dopłatą, więc może warto rozważyć zmianę lokalizacji przedmiotów, które kupujesz masowo u dostawcy materiałów biurowych. To nie tylko uwalnia Twoją przestrzeń biurową, ale jest również bardziej opłacalne, ponieważ powierzchnia magazynowa jest znacznie tańsza niż powierzchnia biurowa. 

9. Zarządzanie odpadami. Prawdopodobnie pominiętym aspektem prowadzenia biura jest to, co należy zrobić z odpadami. Zarządzanie odpadami w sposób etyczny i bezpieczny jest niezbędne dla Twojej firmy. Prawidłowe usuwanie odpadów nie tylko zapewnia bezpieczne usuwanie danych, ale również pomaga w realizacji polityki ochrony środowiska są to m.in:

• Zarządzanie odpadami komercyjnymi i recykling.
• Poufne niszczenie i bezpieczne niszczenie danych
• Zarządzanie odpadami medycznymi i klinicznymi Usuwanie odpadów niebezpiecznych
• Usuwanie odpadów niebezpiecznych
• Usuwanie odpadów sprzętu elektrycznego i elektronicznego

10. Czy Twój dostawca materiałów biurowych może świadczyć usługi archiwizacji? Podczas gdy bycie przyjaznym dla środowiska jest ważnym celem, do którego firmy dążą, a technologia jest w dużej mierze dostępna, aby pomóc zminimalizować marnotrawstwo papieru, papier w miejscu pracy nie jest bynajmniej przestarzały. Jako firma masz prawdopodobnie ważniejsze sprawy do załatwienia niż dokumentacja - zwłaszcza jeśli chodzi o organizację przechowywania w biurze. Znaczenie archiwizacji i dokumentacji nie jest jednak krótkotrwałe; w dłuższej perspektywie można zaoszczędzić pieniądze (np. opłaty prawne i grzywny), utrzymując dokumenty w bezpiecznym miejscu na wypadek, gdyby trzeba je było wykorzystać jako dowód w audycie itp.

Miejmy nadzieję, że to stanowisko dało wgląd w niektóre z kluczowych sposobów na zminimalizowanie kosztów prowadzenia biura.