Uporządkowanie dokumentów - poradnik

Magda

Wybierz menedżera referencji.

Pewnie, że możesz to zrobić, tworząc plakat lub dwa bez menedżera referencji, ale jest to niezwykle ryzykowne, aby ręcznie cytować referencje do manuskryptów i propozycji dotacji. Wybór i użycie menadżera referencji to także świetny sposób na śledzenie dokumentów w trakcie ich zbierania, zwłaszcza, że menadżerowie referencji często mają rozbudowane funkcje wyszukiwania. Jest wiele do wyboru. Niektóre z nich są darmowe, jak Zotero i niektóre wersje Mendeleya. Inne, jak Papers i EndNote, nie są, choć niektóre płatne programy mogą być bezpłatne przez Twoją instytucję. Poświęć trochę czasu na badanie, który menedżer pasuje do Twoich potrzeb, ale nie ugrzęźnij, zawsze możesz zmienić później. Osobiście, przez ostatnie kilka lat bez większych problemów przekazywałem referencje z RefWorks do Zotero do Mendeley do EndNote.

Wybierz miejsce do przechowywania nieprzeczytanych dokumentów.

Niezależnie od tego, czy jest to fizyczny folder na biurku, czy wirtualny folder na pulpicie, ważne jest, aby mieć wyznaczone miejsce na nieprzeczytane dokumenty. Folder ten to coś więcej niż tylko miejsce do przechowywania, powinien być także przypomnieniem o tym, aby przejrzeć nieprzeczytane dokumenty. Kuszące jest ściąganie papierów i zapominanie o nich, padając ofiarą syndromu alibi PDF, w którym dajesz się nabrać na myśl, że ściągając papier w jakiś sposób go przeczytałeś. Tak więc, odłóż trochę czasu co kilka tygodni (w swoim kalendarzu, jeśli trzeba), aby przejrzeć gazety. Niekoniecznie będziesz czytał każdej pracy szczegółowo, ale powinieneś szybko dokończyć i zrobić kilka notatek. Postaraj się oprzeć chęci zostawiania notatek w stylu "dokończ czytanie później". Jeśli jednak zajdzie taka potrzeba, zastanów się nad tym, czy w przypadku prac, które szczególnie szybko zostały pominięte, nie powinieneś używać takich notatek, jak "trzeba przeczytać jeszcze raz przed cytowaniem".

Wybierz, jak śledzić swoje notatki.

Świetnym pomysłem jest stworzenie podsumowania każdej pracy w trakcie jej czytania, ale gdzie przechowujesz te informacje? Niektórzy piszą oddzielne dokumenty dla każdej pracy (np. używając formatu Rhetorical Précis), inni nie piszą nic poza tagami (praktycznie lub fizycznie) ze słowami kluczowymi. Dokładne elementy Twojego systemu mają mniejsze znaczenie niż posiadanie systemu. W tej chwili trzymam działający dokument z kilkoma zdaniami o każdej czytanej przeze mnie pracy. Odnotowuję również, czy czytam go na papierze, czy w formacie PDF, aby później móc znaleźć notatki zrobione na samym papierze. Jeśli robię dogłębną lekturę na określony temat, mogę również rozpocząć pracę nad innym dokumentem, który zawiera dogłębne streszczenia. Zazwyczaj przechowuję notatki w dokumentach Worda, ale możliwe jest również przechowywanie ich w wielu menedżerach referencji.

Wybierz sposób składania dokumentów do odczytu.

Ponownie, posiadanie systemu prawdopodobnie ma większe znaczenie niż to, który system wybierzesz. Ze względu na interdyscyplinarny charakter nauki, składanie dokumentów według tematów może być skomplikowane. Dlatego najłatwiej jest mi składać prace według nazwiska pierwszego autora i roku publikacji. Przydatne jest również umieszczenie w nazwie pliku kilku słów, które podsumowują jego zawartość. Pomoże to rozróżnić artykuły napisane przez autorów o podobnych nazwiskach. Tak więc, na przykład, używając tej metody, możesz oznaczyć ten post na blogu jako Breland_2017_tracking refs. Trzymam przeczytane przeze mnie artykuły w folderze oznaczonym jako "Artykuły", który zawiera folder dla każdej litery alfabetu. Dlatego ten post na blogu umieszczam w folderze "B" dla Brelandu.

Celem stworzenia systemu do porządkowania dokumentów i referencji jest umożliwienie łatwego dostępu do nich później. Jeśli zastosujesz się do powyższych kroków, stosunkowo łatwo jest śledzić i korzystać z tego, co przeczytałeś - jeśli chcesz znaleźć pracę, możesz wyszukać słowo kluczowe w swoim menedżerze referencji i/lub w swoim bieżącym dokumencie streszczenia artykułów, a następnie znaleźć kopię pracy w odpowiednim folderze alfabetycznym. To powiedziawszy, nie ma właściwego sposobu na uporządkowanie referencji i jestem ciekaw, jak inni zarządzają swoimi plikami. Zaglądajcie do komentarzy, a my zaktualizujemy post o wszelkie ciekawe odpowiedzi!